Chaos to control: How to help your team move fast while preventing costly mistakes

当您的销售流程发生混乱时,您的代表,交易,前景和企业都受到影响。

销售流程复杂化,因为它们涉及整个组织的多个团队 - 每个人都关心不同的东西:

  • 营销关心留在品牌上
  • Legal cares about maintaining security and compliance
  • ops关心效率和准确性
  • 销售代表希望快速和关闭交易

So, how do we account for quality assurance, protect ourselves from costly mistakes, and still move fast? By setting our accounts up to remove bottlenecks and support our ideal sales workflow.

在本文中,我们将在四个简单步骤中优化您的帐户,介绍您的团队如何在维护质量和控制时移动更快:

  1. 优化您的帐户结构
  2. Define your document workflow
  3. 自定义和个性化购买经验
  4. Make approvals and revisions seamless

优化您的帐户结构

Simply put: optimizing your account structure means setting your account up to best support your workflow. This allows you to operate with efficiency and achieve optimal levels of success (sounds good, right?)

Use your workspaces

工作区允许一个PandaDoc帐户相乘iple separate environments, each with their own content, settings, reporting, and team members.

从一个工作空间中操作,这些工作空间是所有的东西,每个人都意味着不同的目标和要求的不同团队都在一起混合在一起。这就像有足球,篮球和足球队都在同一领域;彼此涂上不同的线条,一系列网,篮球和守门员,胫骨与足球垫混合在一起,足球与篮球。如果你有无限数量的竞技场怎么办?你还会把你的团队扔进同一个吗?可能不会。

When each team has its own workspace, things become a lot simpler. Each workspace is set up specifically for that team’s workflow, with the appropriate team members, managers, branding, settings, and only the content that is relevant to them.

While it’s most common to organize workspaces by team (as shown below), you can also organize them by location or language — whatever best fits your organization’s needs and workflows.

在Pandadoc,我们的营销团队有自己的专用工作空间,用于在与销售团队分享之前创建和改进内容。这使我们可以控制一个地方的视觉标识和品牌表示 - 而不必担心销售在它准备好之前发送了一些东西。

工作空间不仅可以通过确保内容具有相关且易于查找的巨大组织机制,他们还保证仅由适当的团队成员查看敏感信息(例如:HR文件不应显示销售团队)。

使用帐户角色按比例控制

除了将团队成员组织成单独的工作区之外,您可以利用帐户角色在给定的工作区内适当地分发电力。

For example: if Alyssa is a Sales Manager, she would have a Manager role within the Sales workspace, allowing her to see all of her team members’ documents and make edits, etc. but she might have a team member role in the HR workspace, allowing her to send out offer letters but not be able to edit Templates or view other team members’ HR documents.

Pro提示:自定义用户的访问级别并创建自己的权限自定义角色

Define your document workflow

当您清楚地定义文档工作流程时,您可以确保您的团队能够以最有效的方式工作。

Start with a template, always

无论您是从CRM还是直接在Pandadoc中生成文档,您都应该始终以模板开头。

模板提供了您的代表,他们需要快速构建顶级文档,只需点击几下即可。模板不仅可以为您的销售团队节省时间,它们还会减少手动错误,并确保面向客户的文件遵守组织的QUA; .lity和品牌指南。

留在你的crm

我们的CRM集成亚博体育下载网址为您提供了Pandadoc的所有功能,而无需离开CRM平台。使用CRM数据自动填充文档以按时和努力降低手动错误,并保持数据完整性原始。

拖放批准的内容

Leverage the content library to quickly build out documents. Select from the curated library of pre-approved content like “about us” sections, relevant case studies, detailed product listings, and graphics or videos.

使用内容库随时随地,您的代表每次发送文件或花时间跟踪营销核准的内容时,您的代表都不需要向您的设计团队询问徽标或一名单。一切都在一个中央存储库中可用,因此您的团队可以将其拖放到文档中。

自定义和个性化购买经验


定制是代表的应该spend the majority of their time while building out documents. In our交易状况report from earlier this year, we learned that 86% of buyers expect sales reps to personalize any sales material. On the other side, 64% of sellers believe personalized documents help close more deals.

如上所述,Pandadoc中的个性化快速简便。从CRM开始使用客户的信息自动填充文档,然后从内容库中拖放相关块以创建完全量身定制的文档。

对于那些关注他们的代表的人与他们的文件有点“太定制”:虽然他们可以拖放并重新排列内容,但如果使用内容锁定,团队成员无法编辑内容库项本身。内容锁定可确保标准内容项,如法律条款和条件,符合100%符合和符合要求。

Make approvals and revisions seamless

为需要经理批准的文件启用自动批准工作流程。

When a rep sends a document, it will automatically go to the designated approver(s) who receives a notification email and can approve or reject it (and leave comments if necessary). Once a document is approved, it will automatically be sent to the end recipient. No more back-and-forth required — no more delays!

作为保障措施,Pandadoc有版本控制,因此您可以随时:

  • 查看文件何时编辑或发送
  • 知道谁编辑了该文件
  • 查看或恢复以前的版本

包起来

这就是所有人,人们!

现在轮到你打破了阻止销售团队的任何障碍,所以他们可以快速移动,提供高质量的文件,并重新恢复关注结束交易。