PandaDoc偷跑

联系版本:内容组织

联系版本:内容组织

这篇文章是专门为创建和维护一个整洁的工作空间PandaDoc。我们将讨论战略管理帐户,因此您可以快速查找文件,并确保你的团队使用了正确的内容。现在是时候披荆斩棘,以引导玛丽近藤削减和实现最佳生产力!yabo体育在线

构建您的工作空间(S)

首先第一件事情:让我们来谈谈你的工作空间。有观察到一些基本的最佳做法:

限制管理员和管理人员的数量

管理员和经理可以访问工作区中的所有内容,并可以创建并进行编辑,以任何模板,内容库项目或文档。让内容从在第一时间得到控制了最简单的方法是通过限制人谁可以创建和编辑内容的数量。

锁定内容,以避免不必要的修改

控制你的内容和管理与风险内容锁定。点击“编辑限制”可以防止团队成员编辑的内容块。点击开关切换到“锁定块位置”,以防止一个块被完全删除。

自定义角色和权限

如果您需要自定义权限级别(什么特定的用户可以创建,编辑等),你可能需要创建得到真正看中自定义角色。这是一个企业的功能,允许您创建使用权限清单,你的团队完全自定义的角色:

工作区的不同部门,地点和品牌

如果您在使用PandaDoc多个部门,你应该为他们每个人一个专用的办公空间。保持你的内容组织和相关的每个工作区的成员确保敏感内容只能由那些谁应该有它的访问浏览。即你可能不希望自己的销售人员能够访问你的HR工作区中的内容。

注:用户可以多个工作区的成员,在他们每个人(管理员,经理或团队成员)的不同的角色:

对于国际组织,它来创建基于不同国家的团队专用工作区的最佳做法。这通过帮助用户和管理者:

如果你有多个子品牌,每个都有自己的标志和颜色,你会希望他们分成不同的工作区,以及。除了保持组织的事情,防止混乱,这是品牌推广的目的,你会希望自定义每个品牌的文献传递电子邮件的徽标和电子邮件页脚关键。

上传一个唯一的图标为每个工作区,以帮助确定他们PandaDoc(工作空间图标出现在屏幕的左上角):

组织您的实际工作区:

保持组织的事情并不总是那么容易当你有多个团队成员和/或工作区。对于模板和内容库项目时,一定要清楚标示版本(考虑上市的称号创建/最后更新日期),所以没有混乱。除了自定义的模板和文档标题,您可以组织文件夹和标签的物品。

有关模板组织更多的想法,看看我们的文章“联系版本:功率可达你的建议模板”(提示:使用尽可能少的模板越好,倚重的内容库,以定制的文档)。

文件夹是你的朋友

使用文件夹保存的模板,内容库项目和文档秩序。如果您有没有准备好分享,为他们创建一个专用的文件夹,以便它们不与活动模板混淆的内容或汇票过期版本。我们建议创建一个“主副本”文件夹,并清楚地标记模板和内容库的项目,以便它们不会被意外修改。

注意:“团队成员”只能访问文件和文件夹创建他们自己。如果一个文件夹是由管理员或管理器创建,团队成员将无法访问该文件在里面。出于这个原因,我们建议有队员建立自己的专用文件夹。别担心:管理员和经理可以访问所有文件夹。

标签内容

通过主题使用标签组内容,并可以很容易地搜索工作区中的文档或模板:

搜索由收件人文档

除了使用标签或搜索通过文档标题来查找文档,你可以查找收件人PandaDoc的“联系人”一节中,并很快看到被发送给他们的所有文件。

内容清理

一旦你有你的工作空间结构设置,使用批量操作有效地移动多个项目。可以根据需要选择尽可能多的项目,将其拖放到文件夹中的一次。

批量下载文件

除了移动,复制和删除一次多个项目,你可以下载尽可能多的文件,你想(的文件甚至整个文件夹)到一个单一的.zip文件。将下载的文件还包括您连接到他们的任何文件,并通过上传场由收件人上传任何文件。

手动更改文档状态

对于已完成或支付的“下线”,您可以在文档手动更新状态在PandaDoc确保记录是准确的,你的仪表板是最新的:

设置文件自动失效

不是让未签名的文件挂在“已发送”或“查看”状态,建立了文档自动在一定时间后过期。边注:截止日期帮助创建的紧迫感和让您轻松管理时间敏感的促销活动。

删除未使用的内容

使用内容使用情况报告,看看多久特定的模板或内容库项目中使用。避免可怕的“内容膨胀”通过调整从你的工作空间的任何未使用的内容。

收出

伟大的内容是不是你刚才设置和忘记。通过查看性能数据和报告,并从你的团队收集反馈意见,可以确保您的内容正在改善随着时间的推移。当你的工作区的发展,主动调整模板和修剪出那些不工作,让您的团队配备了最优质的内容可能项目的时间。

请记住:它会让你的生活更容易,如果你限制管理员和管理人员的数量在您的工作空间和创建文件夹组织一些基本规则,并为标签和文件命名规则。

快乐的组织!