电子签名的终极指南

电子签名的终极指南

您需要了解的所有关于美国、欧盟和其他国家的电子签名和数字签名的信息。

在您的业务中实现数字签名流程可以带来巨大的好处,但是他们可能会对数字签名的流程和法律分支存在疑问。

这就是为什么我们写了这一份指南。

下面,您将找到关于电子签名,数字签名和在线签名过程所需的所有内容。

1.电子签名是什么?

电子签名有自己的法律定义。尽管不同国家的定义可能略有不同,但本指南将重点关注美国和欧盟是如何解释电子签名法律的。

在美国,电子签名的法律定义来源于电子签名2000年联邦伊斯嘉法案

电子签名-“电子签名”一词是指附属于或逻辑上与合同或其他记录有关,并由有意签署该记录的人执行或采用的电子声音、符号或程序。

美国的许多国家也通过了统一的电子交易法(UETA),它将电子签名定义为:

“与记录相关联的电子声,符号或过程,并由一个人被签署记录的人执行或采用。”

在欧盟,电子签名的定义来自于埃达监管哪些州:

“电子签名”指附属于其他电子资料或在逻辑上与其他电子资料相关联,并由签署人用作签署的电子资料。

这些定义是电子签名如何在大多数西方国家的商业合同中发挥作用的基础的一部分。

电子签名

不仅仅是手写签名

来自上述法律定义的一个重要外卖器是电子签名不仅仅是类似于手写签名的图像文件。

事实上,电子签名甚至不需要看起来像签署文档的人的手写签名。

虽然这是许多电子签名软件提供商包括在其产品中的特点,但在电子方式签署文档时,它携带有限的合法权重。

相反,电子签名使用电子识别方法,例如连接到签名者身份的数字证书,个性化登录和访问代码,以及不对称加密,以为销售合同和签名的业务文档创建非拒绝。

这些增强的安全措施意味着 - 正确执行的 - 电子签名难以伪造。这些安全措施在用于签署数字文件并使电子签名安全使用时,这些安全措施会增加电子签名的合法性。

2.谁使用电子签名?

电子签名由大小的组织用于各种文档。这包括:

  • 财富500强公司
  • 医院
  • 保险提供者
  • 银行和信用合作社
  • 学校
  • 政府办公室
  • 非营利组织
  • 小企业
  • 自由职业者和顾问

使用电子签名的业务数量始终成长。实际上,P&S市场研究预计到2023年,随着全球采用率的持续上升和发展,该市场的年复合增长率将达到35%左右。

许多电子签名解决方案也足够灵活,可以与在法律、金融和卫生部门等需要保密要求的领域经营的企业集成。

但是,因为电子签名技术是如此普遍的,几乎每家公司都是无论大小或行业如何,都可以受益于采用电子签名。

电子签名

3.用于什么电子签名?

电子签名可以包括以下任何一种:

  • 销售提案
  • 购买合同
  • 招聘和绞刑棚
  • 不披露协议(NDA)
  • 非竞争协议(NCC)
  • 时间表
  • 租赁和租赁协议
  • 税务文件
  • 银行形式
  • 保险文件
  • 学校的形式
  • 许可书
  • 模型和产品版本yabo体育在线

概述电子签名过程

当企业想要实现电子签名解决方案时,它们必须首先将其现有文档数字化并将其转换为可识别的文档格式(.docx,pdf,png等)。在此过程完成后,业务可以在其数字文档中添加电子签名解决方案。

从那里,组织将文档发送给签名者并请求电子签名。签名者将遵循创建数字签名所需的流程。这个过程因签名过程中使用的软件而异。

许多电子签名解决方案使用手写签名插图显示他们应在合同中签署的签名者。有些人甚至帮助您创建签名的数字图像,但签名法律并不严格要求。

一旦文件用签名者的唯一电子身份证明签署,它就不能被更改。任何更改文件的尝试都会使签名无效,要求签名者在审查对文件的任何更改后再次完成该过程。

了解有关如何实现电子签名解决方案的更多信息第9节

4.为什么我的业务应该使用电子签名?

企业已经采用了电子签名和文档数字,原因如下:

  • 电子签名比手写签名更快完成,手写签名通常通过邮件完成。
  • 电子签名文件被识别为手写签名的合法替代品。
  • 数字文件减少了纸张浪费,更容易存储。
  • 数字签名通常比手写签名更安全
  • 数字化在优化合同工作流程时降低了打印和邮寄成本。
  • 数字起草的文件更容易修改,减少了签署前合同谈判的负担。

特别是对于使用有限的人员生成和处理文件的业务,发送和接收电子签名文档的能力可以减少错误并减轻工作量。

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是的。电子签名在世界各地被公认为手写签名的合法替代品。

尽管电子签名的合法性可能会因管理当局的不同而略有不同,但在正确捕获时,电子签名是合法的。

在许多(不是全部)案例中,电子签名被认为是手写签名的等同物。当审计跟踪可以将签名过程追溯到预期收件人时,这尤其如此。

这些审计跟踪和安全检查点,以及在应用签名解决方案后锁定文档的能力,为契约创建了不可否认性——保证文档的有效性不能被否认。

用于创建非拒绝的一些方法包括:

  • 数字证书
  • 不对称或公钥加密
  • IP地址捕获
  • 帐户创建和登录要求
  • 签名者和签署者的两步验证

合并,这些方法增加了文件签署过程的安全水平,并提高了法院中数字合同的可执行性。

下面,我们将讨论电子签名背后的法律以及它们如何在其特定区域内应用。

6.欧盟的电子签名

在欧盟,电子签名的有效性和合法性由eIDAS和GDPR管理。

公司寻求与欧盟各地的个人和企业做生意的公司应寻求遵守这些法律机构,以便通过任何电子签名要求获得法定地位。

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eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services)于2014年7月成为欧盟法规,广泛涵盖了电子身份识别、数字证书、电子印章、时间戳和电子签名的合法性方面的法律。

eIDAS背后的想法是创建一个统一的法律,适用于欧盟内的每个成员国,这样电子身份信息可以从每个欧盟成员国接受。

对于电子签名,eIDAS将数字签名分为三种不同的类别,每一种都比前一种安全。它们列在下面,您可以在eIDAS条例第4节

1.标准电子签名(SES)

如指南顶部所提到的,EIDAS以这种方式定义了电子签名:

“电子签名”指附属于其他电子资料或在逻辑上与其他电子资料相关联,并由签署人用作签署的电子资料。

这是EIDAS定义的电子签名的最基本形式。它没有基本的安全要求并依赖于逻辑假设来假设意图。

英国电子签名和信托服务指南引用“扫描签名”或“标记盒PLUS声明”作为此类签名的示例。

虽然标准电子签名可能在法庭上举起(假设发件人可以证明签名者是实际签署合同的人),但这里的法律框架是松散的。

这种类型的电子签名才不是具有与手写签名同等的法律效力。

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2.先进的电子签名(AES)

超越标准电子签名的步骤,EIDAS根据更高的法律要求符合高级电子签名(见第二十六条)

先进的电子签名应符合以下要求:

  • 它与签字人无限;
  • 它能够识别签字人;
  • 它是使用电子签名创建数据创建的,签字人可以具有高度的自信,在他的唯一控制下使用;和
  • 它与用其签名的数据相连接,这样数据中的任何后续更改都可以检测到。

凭借AES,需求的升级为可执行和不拒绝提供了自身。通过消除欺诈潜力并创建一个只有预期签名者可以访问和/或签署法律合同的系统,合同的合法地位增加。

但是,与标准电子签名一样,这种类型的电子签名才不是具有与手写签名同等的法律效力。

3.合格电子签名(QES)

最严格的电子签名协议包括高级电子签名的要求(上面列出的)和提供签名的设备的附加要求。

这意味着设备必须从欧盟授权的证书颁发机构获取,并在签名过程中使用。虽然这是广泛覆盖第29条通过外所多组第34条, 这英国电子签名和信托服务指南提供简化的定义:

由合格的电子签名创建设备创建的高级电子签名,并且基于用于电子签名的合格证书。

有了QES,数字安全协议在设备上创建签名可以增加电子签名和签名文档的真实性和完整性。

添加数字证书进一步降低了欺诈或篡改的可能性,并在数字合同周围创造更强大的不拒绝。

只有合格的电子签名才能携带手写签名的等同法律效果。

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欧盟一般数据保护规范(GDPR)旨在协调欧洲的数据隐私法。

虽然规定不具体目标是电子签名,但它增加了实施电子签名解决方案的公司应该考虑的公司。这包括:

  • 数据安全
  • 加密
  • 同意
  • 加工

寻求利用电子签名解决方案的组织应该了解欧盟对这些主题的立场,因为它们将负责以合同和数字协议的形式捕获和维护私人信息。

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7.美国的电子签名

在美国,电子签名受到了统一的电子交易法(UETA)和全球和国家商务法的电子签名(电子签署法案)。

这两项立法结合起来,为美国的电子签名奠定了基础。它们已被几乎所有的州采用,并在地方和联邦一级实施。

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1999年由全国统一州法律大会创建,UETA旨在为电子签名定义条款和基本法律框架。

UETA将电子签名定义为“与记录的电子声音,符号,符号或过程附加的电子声音,符号或过程,并由签署记录的人执行或由人员执行或采用。”

虽然法律还为每个州的规则和规定列表,但必须以国家级为基础通过。这与E-Sign Act(下文)不同,这已在联邦层面实施。

UETA提供了类似于电子签名法案的指导方针,但增加了一些条款使其独特。这些包括如何将记录归为属性,如何处理合同文件中的错误,以及在发送和接收信息时如何定义信息处理系统。

也许最重要的是,第13条中的ueta国家“可能不会被排除在一起,因为它是电子形式。”

这为电子签名提供了合法的站立,这可能是不编制的,但不能仅仅因为它们的数字格式而被解雇。

非参与状态

迄今为止,47个国家已通过UETA作为电子签名如何处理的法律框架。偏远的国家是伊利诺伊州,纽约和华盛顿。

您可以在下面找到他们的Ueta替代法律文件。

电子签名法

作为电子签名和数字签名解决方案的联邦解决方案,《电子签名法》于2000年实施,目前已在所有50个州生效。

该法律就各种主题提供了联邦指导方针,包括签名的意图、签名与图形或文本记录的归属和关联。与UETA一样,电子签署法案定义了整个签署过程中用来确定有效性和监管的法律定义。

除了保护围绕电子签名捕获的消费者同意之外,电子签署行为为消费者提供了更喜欢纸张签名或数字替代品的消费者的余地。它还要求企业积极保留与电子交易相关的合同和记录。

这些措施确保消费者有权通过笔和纸张或“替代,非电子形式”以及消费者如何撤销同意利用电子格式。

排除有限

统计,UETA和电子签署法案涵盖了关于电子文件的法律基础和美国的电子文件。但是,有一些值得注意的例外。在以下情况下,两无法律都不接受电子签名的有效性:

  • 遗嘱的创建和执行
  • 家庭法领域,包括采用和离婚
  • 统一商业代码
  • 法庭文件

在这些情况下,必须物理签署文档。

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8.先进的电子签名和数字签名如何工作?

除了eIDAS(上面)定义的简单电子签名外,大多数电子签名都受到某种级别的安全和加密的保护。

这回回了非拒绝的想法 - 需要组织发布合同,以确保该合同的真实性是不可能否认的。一旦合同的完整性及其附加的电子签名不再有疑问,合同作为交易记录的合同的可执行性更难否认。

这些加密签名有各种各样的名字。在eDIAS和EU中,它们被称为先进的电子签名。在美国,他们经常被称为数字签名和有专业的标准集从简单的电子签名区分它们。这些名称具有特殊意义,因为它们暗示了一些数字安全措施已经应用于签名过程。

以下是最常应用于电子签名解决方案的两种数据安全类型。

不对称加密

在签署和发送电子文件时,涉及双方都需要在签署过程完成后保证合同内容不发生变更。现代软件使用公开密钥加密来执行这一任务。

不对称密钥加密允许各方通过使用加密密钥独立验证合同的真实性,以跨文档的多个版本(或摘要)验证数字签名的签名。

在大多数软件解决方案中,只有当所有版本的合同都匹配时,文档才会正确打开(没有警告或警告)。如果签名过程中出现错误,或者在签署文档时发生了更改,则流程会失败,所有相关方必须再次对文档进行签名。

这些额外的支票和保障措施创造了更正宗的文档的电子识别和审计跟踪。而且,因为这是一个广泛接受的实践,许多现代商业解决方案(如微软Word)都配备了预先构建的数字签名解决方案。

以证据为基础的身份验证

这种类型的身份验证专注于确保合同上的电子签名是真实的。这通常是通过将文档发送到设备或帐户所知,在需要辅助密码的同时控制预期的签字,以便访问文档本身。

以下是两个常见的循证认证例子:

  • 公司将文档发送到签名者的电子邮件中,但他们将文本发送到签名者控制的数字,为了访问文档,她必须使用这个数字。
  • 通过在线文档服务,签名者被告知有一个需要他签名的合同。然而,为了访问它,他必须创建一个帐户,并通过身份证明验证该帐户,然后才能签名。

通过基于证据的认证,公司正在努力确保签名者的身份。当与公钥加密结合时,可以确保无纸签名的真实性和可执行性。

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9.如何创建电子签名?

为个人提供多种方式,以及任何尺寸的企业,以创建电子签名。下面,我们列出了两个最常用的方法来完成此任务:

使用Word处理器或PDF软件

许多现代软件解决方案,如Microsoft Word或Adobe Acrobat,都携带了机载签名解决方案,以帮助用户创建数字签名。

但是,使用称为“自签名”的过程创建解决方案。一种自签名安全证书制作简单、容易,而且通常是免费的。然而,自签名证书也缺乏许多验证真实性和构建不可抵赖性的安全特性。

虽然有可能使用签名权限创建真实的数字签名,这可能超出大多数用户的范围,这两个用户都在复杂性和成本方面。

使用在线签名解决方案

更好的解决方案,特别是对于可能发送和/或接收许多签名文档的组织,是像这样的在线签名解决方案PandaDoc

这些在线文档公司已经拥有创建正宗签名所需的必要认证,并且通常配备确保从您注册的那一刻起确保合规性和不拒绝的所有内容。

如果创建、发送、签署和维护多个合同文件听起来像是组织的管理负担,那么可以尝试使用在线文档解决方案。他们的价格是可承受的,大多数提供各种选择,以适应您的个人或业务需求。

10.进一步阅读

在这里,您可以找到美国和欧盟电子签名法律文件的来源列表。

你也可以看看我们的电子签名法律页面有关其他国家的电子签名的其他信息。

美国

欧盟

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