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电子签名的终极指南

电子签名的终极指南

毫无疑问,电子签名是签署文件的最佳方式。

事实上,电子签名工具有助于成千上万的企业创造更好的签名体验,自动化其业务流程,并消除几周的工作。

但是,尽管所有这一切,它可以是很难理解电子签名是如何工作的。

在本指南中,您将了解您需要了解电子签名,数字签名和在线签名过程所需的一切。

目录

  1. 什么是电子签名?
  2. 电子签名的类型
  3. 为什么要使用电子签名?
  4. 2021年的签名情况
  5. 电子签名如何工作?
  6. 如何创建电子签名?
  7. 什么使签名合法?
  8. 进一步阅读

01.什么是电子签名?

电子签名(也称为电子签名或eSignatures)代表了可以签名和认证数字文档的大量方法。

电子签名已经变得如此普遍,甚至被法律奉为神圣。

电子签名的定义

在美国,2000年联邦ESIGN法案将电子签名分类为:

附在合同或其他记录上或在逻辑上与之相关的电子声音、符号或过程,由有意签署该记录的人执行或采用

在欧洲,外塔斯法规电子签名是:

附在其他电子形式数据上或在逻辑上与其他电子形式数据相关联并由签署人用于签署的电子形式数据。

换句话说:签名者使用电子签名来标记数字文档,并且必须在逻辑上与文档和签名者相关联。

正确使用时电子签名被广泛视为手写签名的合法替代品。

电子签名当前用途

今天,电子签名是由世界500强企业和政府机构一路下跌到自由职业者和顾问大家使用。

和使用电子签名的企业数量还在不断增加。目前,电子签名可以在任何下列文件中:

  • 销售建议
  • 采购合同
  • 招聘和绞刑棚
  • 不披露协议(NDA)
  • 非竞争协议(NCC的)
  • 工时表
  • 租赁及租赁协议
  • 税务文件
  • 银行表格
  • 保险文书工作
  • 学校的形式
  • 许可书
  • 产品型号和产品发布yabo体育在线

大多数电子签名解决方案足够灵活,即几乎任何公司,无论大小或行业如何,都可以采用数字签名方法。

异常及排除

在美国,UETA和ISign法案涵盖了关于电子文件和电子签名过程的法律裁决。但是,有一些值得注意的例外。

在下列情况下,两项法律均不接受电子签名的有效性:

  • 遗嘱的订立和执行
  • 家庭法领域,包括采用和离婚
  • 统一商业代码
  • 法庭文件

在这些情况下,必须对文件进行实际签字。

02.电子签名的类型

电子签名的法律解释是非常开放的。

这导致了签署数字文档的各种方式。有些签名方法更快,有些更安全,这些解决方案的语言可能会有点混乱。

下面是一些最常见的方式来获得签署的文件:

标准电子签名(SES)

有时被称为电子签名或虚拟签名,它们是在线签名中最常见的电子签名类型。

这种类型的签名不使用任何类型的加密加密,并依赖于用户的目的,以证明文档有效的证明。

虽然这种类型的签名非常易于使用,但它也是最容易反驳的,因为存在有限的安全协议来验证签名者的真实性。

标准电子签名可能在法庭上成立(假设发送方能够证明签名人是实际签署合同或协议的人),但这里的法律框架是松散的,因为与其他类型的电子签名相比,签名人的身份更容易伪造。

例子:

  • 手写签名的扫描图像
  • 检查网站上的标记框

数字签名和高级电子签名(AES)

这种类型的签名比标准电子签名要安全得多,因为在签名之前必须验证签名者的真实性。这些签名经常使用公钥基础设施(PKI)确保签名是真实的。

围绕数字签名的安全性使得它更容易验证签名者,这就是为什么像签订商业合同和建议的重要文件时,这种方法是理想的真实性。

有资格作为先进的电子签名,eIDAS声明签名必须是

的(a)唯一地与签字;

(b)能够识别签署人;

(c)采用电子签名创建数据创建,签字人可以以高度的信心,在他的唯一控制下使用;和

(d) 以可检测到数据中任何后续变化的方式链接到与之签名的数据。

使用AES,需求的升级有助于减少欺诈的可能性,并创建一个只有预期的签名者可以访问和/或签署法律合同的系统,合同的法律地位增加。

例子:

  • 使用在线平台就像签PandaDoc或者docusign.
  • 输入个人密码登录您的帐户
  • 在签名前使用一次性密码或链接验证您的身份。

笔记:在美国,数字签名和手写签名具有同样的法律效力。但是,这种类型的电子签名才不是拥有欧盟手写签名的等同法律地位。

合格的电子签名(QES)

这种类型的电子签名的是独家向欧盟和在美国没有对应。

一个合格的电子签名包括用于数字签名和先进的电子签名(上面列出)的要求,而且还增加了额外的要求对于提供签名的设备。

这意味着设备必须从欧盟授权的证书颁发机构获取,并在签名过程中使用。

而这一点在第29条通过外所多组第34条,联合王国电子签名和信托服务指南定义QES

“由合格的电子签名创建设备创建的先进电子签名,并且基于用于电子签名的合格证书。”

有了QES,两个数字安全协议创建签名的设备会增加电子签名和签名文档的真实性和完整性。

添加数字证书的进一步减少欺诈或篡改的可能性,并创建数字合同周围更强不可抵赖性。

湿签名(非电子)

湿签名是使用笔签名一块物理纸时创建的签名。虽然在技术上没有电子签名,但我们希望突出显示此签名类型的两个原因:

1.在一些法律情况下,如申请破产,湿签名是必需的,电子签名被认为是无效的。

2.将湿签名扫描为数字格式可算作标准电子签名(SES),因为您的签名图像是以电子格式创建的。然而,电子签名是以这种方式创建的与数字签名具有相同的法律地位。

3.在欧盟国家,实物签字仍然取代电子签字。扫描湿签名实际上会降低签名的法律可信度。

在某些特定的场景中,您仍然需要亲自签名并提交文档。所以现在还不要扔掉你最喜欢的笔!也许有一天你还需要它。

您应该使用什么类型的电子签名?

您应该使用的电子签名类型取决于您的工作流程和您的独特需求,但大多数用户希望在易用性和法律强制执行性之间取得平衡。

考虑到这一点,我们建议您需要数字签名当您发送签名的文档时

正如本节顶部所讨论的,数字签名是使用的电子签名的小节公钥基础设施(PKI)确保签名有效且真实。

大多数安全标准都是在幕后制定的,签名工作流程设计为用户友好、易于接近,甚至对于可能不熟悉电子签名技术的签名者也是如此。

当你使用像PandaDoc这样的电子签名服务时,你的合同也可以通过移动设备(iOS或Android)、台式机或笔记本电脑在几乎任何地方签署。

03.您为什么要使用电子签名?

在过去十年中,电子签名技术已经走过了很长的路要走。

越来越多的企业采用了基于云的技术到他们的数字工作流程。正因为如此,电子签名被用于简化一切从客户经验,为新员工招聘和入职流程。

而且这种情况短期内不太可能改变。

04. 2021年的伊斯尼亚纳州

在Covid-19流行和广泛采用电子签名软件工具之间,数字签名解决方案现在比以往任何时候都更常见

重点行业发展

今天的电子签名市场充满了令人难以置信的签约平台。眼下,一些最大的球员是:

现在,电子签名市场也在发生变化。2020年,全球数字签名市场规模达到28亿美元,预计将增长$ 14.1十亿到2026年

许多关键球员也在扩大其超出数字签名的产品。HellaSign,现在是一个Dropbox子公司,与存储平台集成,便于签名。PANDADOC提供文档创建工具,适用于提案和合同。Adobe Sign将电子签名与PDF编辑工具结合起来。

正如你所预料的,这些服务的价格会随着服务种类的不同而变化,所以在制定计划之前一定要仔细查看每一项内容。

电子签名和Covid 19

与许多在线商业平台一样,电子签名公司在Covid-19大流行期间看到订阅和使用量的激增。

看看谷歌趋势数据随着大流行的飙升才刚刚开始。

谷歌趋势

根据PEW研究中心的数据,近71%的人报告从家里做他们的工作全部或大部分的时间和超过一半的人说他们想继续在家里工作在大流行后的世界。

劳动力的这种分散导致基于云的工具和在线平台的激增,并从亚马逊到谷歌看到的公司积极的生长整个大流行。

其他公司,如电子签名平台和在线协作工具,也看到了增长,因为公司寻找新的工具,以适应他们的远程员工。

电子签名采用的好处

在遥控工作的驱动器和任何地方,随时随地,业务都采用了电子签名和文档数字,因为各种原因:

  • 速度。使用用于PDF合约的电子签名的电子签名签署合同比要求手写签名更快,这通常要求通过邮件发送物理合同
  • 贮存。数字文件减少纸张废物,易于存储,可以在整个内容管理生命周期中更轻松地跟踪
  • 安全。当正确签名时,数字签名比手写签名更安全,在违反合同或NDA的情况下提供额外的法律保护
  • 精简.使用数字工具,电子签名可以自动集成到模板和文件格式中,以获得更快的签名体验

大多数电子签名的易用性,加上其现有的法律地位,使得电子文档签名成为电子合同签署时的安全赌注。

特别是对于使用有限员工生成和处理文书工作的企业,发送和接收电子签名文书的能力可以减少错误和缓解工作负载。

如果您正在寻找大幅加快业务流程的方法,那么为客户提供一种以电子方式实时签署合同的方法可以帮助您加快交易,而不会给您的组织带来任何风险。

05.电子签名如何工作

当企业想要实现电子签名解决方案时,它们必须首先将其现有文档进行数字化并将其转换为可识别的文档格式(.docx,pdf,png等)。在此过程完成后,业务可以在其数字文档中添加电子签名解决方案。

从那里,组织将文件发送到签名者并请求电子签名。签名者将遵循创建电子签名所需的过程,但此过程根据所使用的软件和公司所需的安全级别而异。

在本节中,我们将介绍电子签名是如何工作的,以及数字加密方法如何提高安全性,同时防止签名者拒绝,也就是说,签名者否认他们曾经签署过文档的能力。

简单的电子签名提供简单的安全性

简单的电子签名在安全方面提供最少的保障措施,因为它们没有提供许多选项来验证用户的真实性。

在上一节中,我们提供了以下简单电子签名的例子:

  • 手写签名的扫描图像
  • 检查网站上的标记框

很容易看到这两个签名方法如何伪造。

如果有人有签名的文档副本,则可以简单地扫描并上传您的签名以签署任意数量的其他文件。在法庭上,有人会如何能够证明这一点是那个在网站上打勾的人吗?

虽然可能仍有可能证明同意,但这里的法律职位远不如以更安全的签名方法肯定。

更糟糕的是,这些方法经常使用解锁文档,在签名过程完成后,可以在任何一方轻松改变或编辑。单身糟糕的演员可能会对公司和个人签名者造成重大问题!

在高美元和高赌注合同的世界中,这种不确定性水平是一个无星期。公司需要确保他们收集的数字签名的真实性超越了责备 - 这就是更先进的签名方法发挥作用的地方。

数字签名与安全加密

除了通过eIDAS(上述)定义的简单电子签名,大多数电子签名过程是由文档安全性和加密签名一定程度的保护。

这些保护是使先进的电子签名/数字签名对公司具有如此吸引力的原因。

文档签名平台,如Pandadoc,DocuSign或Adobe Sign锁定文档,以防止在电子签名流程开始时进行额外修改。这意味着,如果需要在签名时需要进行校正,则所有签名都无效,签名进程必须从头开始。

这些安全措施中的每一个都用于加强非拒绝的思想:需要组织发布合同,以确保该合同的真实性是不可能否认的。

一旦合同及其附加电子签名的完整性不再怀疑,合同作为交易记录的可执行性是更难否认。

下面,我们将详细介绍一些用于验证和保护数字签名的加密方法。

不对称加密

签署和发送电子文件时,涉及的双方都需要一些保证,在签署过程完成后,合同的内容不会改变。现代软件使用公钥加密来执行此任务。

不对称密钥加密允许各方使用加密密钥跨文档的多个版本(或摘要)验证数字签名的合同,从而独立验证合同的真实性。

在大多数软件解决方案中,文档只有在合同的所有版本匹配时才能正确打开(并且没有警告或警告)。如果在签署过程中出现错误,或者在文档签署时发生了变化,那么该过程将失败,所有相关方必须重新签署文档。

这些额外的检查和保护措施创建了电子身份识别和审计跟踪,使文件更加真实。而且,由于这是一个被广泛接受的实践,许多现代业务解决方案(如Microsoft Word)都配备了预构建的数字签名解决方案。

基于证据的身份验证

这种类型的身份验证专注于确保合同上的电子签名是真实的。这通常是通过将文档发送到设备或帐户所知,在需要辅助密码的同时控制预期的签字,以便访问文档本身。

以下是两个常见的循证认证示例:

  • 公司向签名者的电子邮件发送文件,但他们向签名者控制的数字发送文本,她必须使用该数字才能访问文件。
  • 签名者通过在线文档服务通知需要他签名的合同。但是,为了访问它,他必须创建一个帐户并通过在可以签名之前通过身份证明验证该帐户。

通过基于证据的认证,公司正在努力确保签名者的身份。当与公钥加密结合时,可以确保无纸签名的真实性和可执行性。

超出签署过程

签名过程完成后,将完成并执行该文件。

从项目管理生命周期的角度来看,此文档现在已经完成,需要根据文档的内容进行管理或存储。

如果您正在使用PandaDoc这样的文档服务,您可能还会收到签名证书,它提供了可用于验证签名者的附加安全信息集合。

如果在法律纠纷的情况下,这可能是有关签名的日期,时间和位置的其他细节。

06.如何创建电子签名

到目前为止,我们已经讨论了为什么电子签名很重要,并讨论了它们在商业世界中的一些常见用例。

但你如何实际创建一个?

虽然电子签名解决方案背后的技术非常复杂,但数字签名在商业世界已变得非常普遍,因此很容易以数字化形式获得签名,而无需太多麻烦。

常见的电子签名解决方案

目前存在各种各样的签名解决方案,包括简单地绘制和扫描您的签名或使用在线签名工具快速和容易签名的能力。

以下是签署数字文档时最受欢迎的选项:

  • 微软Word..公司使用Word创建文档可能会发现在应用程序中,电子签名解决方案很容易集成到他们正常的工作流程。在Word中创建数字签名,你需要使用的签名工具,以建立一个签名过程和发送文件给收件人。在这里了解更多信息。
  • PDF.如果您需要将电子签名添加到PDF,您最有可能使用Adobe Sign或Adobe Reader来完成此任务。您将使用这些应用程序中的“填充和符号”或“添加签名”工具来快速创建电子签名。在这里了解更多信息。
  • Microsoft Excel。如果您正在处理电子表格格式更有意义的内容,比如价目表或会计报告,这些内容依赖于Excel的公式和生成复杂计算的能力,那么使用Excel签名会很有用。为此,您需要建议签名者并创建一个Digital ID来完成该过程。虽然有点乏味,但并不太复杂。在这里了解更多信息。
  • 谷歌文档。从本质上讲,Google Workspace不支持电子签名。要对Google文档进行数字签名,您需要向Google工作区添加扩展。从“附加组件”菜单中选择首选的电子签名解决方案并进行安装。安装加载项后,您需要登录所选的签名解决方案以完成电子签名过程。在这里了解更多信息。

在下一节中,我们将介绍哪些使电子签名是合法的,以及国际法律如何帮助确保安全的电子签名在全球识别和具有法律约束力。

07.是什么让签名是否合法?

正如我们在前面几节中讨论的,在许多(但不是所有)情况下,电子签名被认为等同于手写签名。当审计跟踪可以跟踪签名过程回到预期的收件人时,尤其如此。

这些审计跟踪和安全检查点,以及在应用签名解决方案后锁定文档的能力,围绕合同创建了不可否认性——确保文档的有效性不会被否认。

用于创建不可否认性的一些方法包括:

  • 数字证书
  • 非对称或公钥加密
  • IP地址捕获
  • 帐户创建和登录要求
  • 签字人和签字人的两步验证

综合这些方法,提高了围绕文件签署过程的安全级别,并提高了数字合同在法庭上的可执行性。

下面,我们将讨论电子签名背后的法律以及它们如何在其特定区域内应用。

美国的电子签名

在美国,电子签名受到了统一电子交易法(ueta)和电子的全球和国内商业法签名(设计法)。

这两项立法结合起来,为美国的电子签名奠定了基础。它们已经被几乎所有的州采用,并在地方和联邦一级实施。

ueta.

国家统一法律委员会于1999年成立ueta.旨在界定电子签名的术语和基本法律框架。

的统一电子交易法定义的电子签名为:

“电子声音,符号或过程连接到或逻辑上与记录相关联并执行或由与意图签署记录一个人通过。”

虽然法律也为每个州提供了一系列的规则和法规,但它必须在每个州的基础上采用。这与已经在联邦层面实施的电子签名法案(下文)不同。

UETA提供了类似于电子签署法案的指导原则,但增加了一些使其独特的规定。这些包括如何归因于如何处理合同文件中的错误,以及如何在发送和接收信息时定义信息处理系统的错误。

也许最重要的是,第13条中的ueta国家“可能不会被排除在一起,因为它是电子形式。”

这为电子签名提供了合法的站立,这可能是不编制的,但不能仅仅因为它们的数字格式而被解雇。

非参与状态

迄今为止,47个国家已通过UETA作为电子签名如何处理的法律框架。偏远的国家是伊利诺伊州,纽约和华盛顿。

47个州通过了UETA

您可以在下面找到他们的UETA替代法律文件。

伊利诺伊州:电子商务安全法

纽约:电子签名和记录法案

华盛顿:华盛顿电子认证法

结果法案

作为电子签名和数字签名解决方案的联邦解决方案,于2000年实现设计法在50个州都很活跃

这项法律为各种主题提供了联邦指导方针,包括签名的意图以及签名与图形或文本记录的归属和联系。与UETA一样,电子签名法案定义了用于确定签名过程的有效性和规则的法律定义。

除了周围的电子签名捕获保护消费者的同意,ESIGN法规定余地消费者谁喜欢纸签名,电子签名或数字的替代品。它还强制要求企业积极保持与电子交易相关的合同和记录。

这些措施确保了消费者通过笔和纸或一个“另类,非电子表格”和消费者如何可能利用电子格式取消同意签字的权利。

欧盟的电子签名

在欧盟,电子签名的有效性和合法性受EIDAS和GDPR的管辖。

公司寻求与整个欧盟的个人和企业做企业应该寻求符合法律的这些机构,以便通过任何电子签名要求获得合法地位。

该eIDAS

该eIDAS(电子识别,认证和信任服务)于2014年7月成为欧盟规定的欧盟监管,广泛地涵盖了电子识别,数字证书,电子密封,时间戳和电子签名的合法性的法律。

eIDAS背后的想法是创建一个统一的法律,适用于欧盟的每个成员国,这样电子身份信息可以从每个欧盟成员国接受。

关于电子签名,EIDAS将数字签名分为三个单独的类别,每个类别比上一个更安全。这些列出如下,您可以找到有关它们的其他信息EIDAS规则第4节

gdpr.

欧盟一般资料保护规例(GDPR)旨在协调欧洲的数据隐私法。

虽然规定不具体目标是电子签名,但它增加了实施电子签名解决方案的公司应该考虑的公司。这包括:

  • 数据安全
  • 加密
  • 同意
  • 加工

寻求利用电子签名解决方案的组织应该了解欧盟对这些主题的立场,因为它们将负责在合同和数字协议的形式延长期间捕获和维护私人信息。

PandaDoc签名软件如何处理合法性和合规性

Pandadoc提供了一个符合世界各地联邦法规的热心解决方案。

我们通过为您创建的每个文档提供安全和可追溯的数字签名来执行此操作。我们的平台优惠:

随着PandaDoc,你永远不必担心运行到周围的电子签名的法律合法性。

虽然您仍然需要生成语言与法律法规的要求,PandaDoc提供你需要确保你的文件是加密的,安全的,并符合法律规定,其中电子签名功能而言的工具。

08.进一步的阅读

在这里,您将在美国和欧盟的电子签名中找到一份法律文档来源列表。

你也可以看看我们的电子签名的合法性页有关其他国家的电子签名的其他信息。

美国

欧盟

07.包装

关于电子签名或电子签名过程,您还有其他问题吗?

对于如何让这个终极指南变得更好有什么想法吗?

联系我们让我们知道!

经常问的问题

  • 在美国,2000年联邦ESIGN法案将电子签名分类为:

    与合同或其他记录相关联的电子声,符号或过程,与合同或其他记录相关联或由意图签署记录的人执行或采用。

    在欧洲,外塔斯法规电子签名是:

    附在其他电子形式的数据上或在逻辑上与其他电子形式的数据相关联并由签署人用于签署的电子形式的数据

    换句话说:签名者使用电子签名来标记数字文档,并且必须在逻辑上与文档和签名者相关联。

  • 数字签名是电子签名的一种高级形式。这些签名使用公钥基础设施确保签名是真实的。

    使用数字签名的好处是签名者的真实性更容易验证。额外的安全性使得这种方法在签署商业合同和提案等重要文件时理想。

    大多数在线签名平台,包括Pandadoc,默认提供数字签名解决方案,以便为用户添加额外的安全性,并确保符合所有政府法规。

  • 今天的电子签名市场充满了令人难以置信的签约平台。眼下,一些最大的球员是:

    • docusign.
    • Adobe的迹象
    • SignNow
    • PandaDoc
    • HellaSign.

    现在,电子签名市场也在发生变化。许多关键公司正在扩展数字签名之外的服务。

    HellaSign,现在是一个Dropbox子公司,与存储平台集成,便于签名。PANDADOC提供文档创建工具,适用于提案和合同。Adobe Sign将电子签名与PDF编辑工具结合起来。

    正如你所预料的,这些服务的价格会随着服务种类的不同而变化,所以在制定计划之前一定要仔细查看每一项内容。

  • 标准电子签名易于创建。您可以拍摄手写签名的图片或使用在线签名捕获工具来保存签名的图像。

    请记住,任何可以在逻辑上与文档相关联的标记、符号或声音都可以被视为电子签名。在这些情况下,即使是简单的输入我同意“在回复电子邮件合同时,可以在法律制度的眼中被视为电子签名。

Eugene Zaremba.

Eugene Zaremba.Pandadoc的需求生成总监

尤金在工作PandaDoc作为需求生成总监。他是一名狂热的渔民,每年乘坐近20次钓鱼旅行。

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